Una estructura de la organización que estandariza los procesos de gobernabilidad relacionados con los proyectos y facilita el intercambio de recursos, metodologías, herramientas y técnicas». (según el PMI “Project management institute”)

Misión de la PMO:

Proveer el soporte estratégico y técnico en la gestión de proyectos en la cooperativa, con el fin de apoyar, controlar y dirigir los proyectos  priorizando y ejecutando con éxito las propuestas relacionadas con las líneas estratégicas de Coopevian.

En la actualidad Coopevian posee varios proyectos encaminados al cumplimiento de los objetivos estratégicos de la organización en sus distintas líneas estratégicas del plan de desarrollo de la Cooperativa. Entre ellos mencionaremos cada uno de ellos con los objetivos que se buscan alcanzar:

Creación del área de gestión del conocimiento 

Objetivos:

1. Crear métodos de gestión del conocimiento y herramientas para gestionar el mismo. 

2.Utilizar las herramientas informáticas para acceder a la información y conocimientos, de la tal forma que pueda recopilarse y sistematizar la información teniendo trazabilidad de los comportamientos, resultados e indicadores. 

3. Implementar indicadores que nos permitan medir el impacto de la gestión del conocimiento en la Cooperativa. 

4. Recopilar los conocimientos de las diferentes personas y áreas para captar y transferirlos asertivamente. 

5. Contar con procesos de formación proactivos, prospectivos y enfocados a las necesidades actuales. 

6. Construir relaciones estructurales con instituciones y entidades del sector educativo. 

7. Desarrollar ventajas competitivas para la cooperativa en función del conocimiento que requiere el personal para afrontar las exigencias futuras de la sociedad y el mercado. 

8. Ofrecer un portafolio formativo con diversos temas de las mejores prácticas de los procedimientos de la seguridad privada para mejorar el servicio.

9. Desarrollar las competencias (blandas y técnicas) de la comunidad asociada y empleada. 

10. Preparar al personal con herramientas tecnológicas y conocimientos técnicos. 

11. Revisar las mejores prácticas del sector empresarial a través del observatorio de tendencias y vigilancia tecnológica. 

12. Capturar el conocimiento de los cargos críticos de la organización, diseñando para cada uno de ellos una ruta de aprendizaje que permita un plan de entrenamiento, optimizando tiempos y costos. 

Este proyecto ya fue culminado y entregado a las partes interesadas cumpliendo cada uno de sus objetivos, los cuales impactaran positivamente el plan de desarrollo organizacional.

Creación de la jefatura integral de Riesgos 

1. Consolidar y gestionar la información inherente a la gestión del riesgo, de tal manera que se evite la pérdida de esta, logrando con ello un seguimiento adecuado a los compromisos y recomendaciones además de ofrecer datos confiables a nuestros clientes internos y externos 

2. Depurar los manuales de funciones y dejar en cabeza de únicos responsables actividades que requieran de seguimiento lo que manera directa refleja un ahorro en tiempos y recursos

3. Crear e implementar controles medibles, con trazabilidad y monitoreo, que reduzcan la probabilidad de incumplimiento, lo que directamente reduce la posibilidad de litigios o cualquier efecto adverso. 

4. Alinear el proceso con los objetivos estratégicos logrando con ello mejorar en términos de competitividad y propiciando a su vez el factor de retención con los clientes actuales 

5. Crear indicadores de seguridad que midan realmente la gestión de los procesos frente al riesgo inherente a cada uno de ellos.

Este proyecto ya fue culminado satisfactoriamente y se entregó a las partes interesadas, aportando al avance en la ejecución del plan de desarrollo organizacional.

ACTUALMENTE, SE ENCUENTRAN EN ESTUDIO Y DESARROLLO LOS SIGUIENTES PROYECTOS ESTRATÉGICOS DE LA COOPERATIVA:

• Rediseño de la Dirección de Medios Tecnológicos para el Desarrollo y Aplicación de Tecnología en Coopevian. 

• Estructuración de la oficina de comunicaciones.

• Creación del plan de articulación territorial de Coopevian.

• Creación del programa de bienestar. 

• Reconfiguración del modelo de gestión organizacional de Coopevian C.T.A bajo un enfoque prospectivo. 

• Creación de la nueva línea de negocios de estudios de confiabilidad de talento humano.

• Formulación y evaluación del pre-proyecto de monitoreo de alarmas

• Creación del plan de operaciones para mejorar la prestación del servicio.

• Creación del plan estratégico sede barranquilla

• Formulación y evaluación del pre-proyecto implementación de control de accesos virtual.

Herramientas tecnológicas:

Desde la Dirección de Proyectos se implementaron herramientas tecnológicas para la gestión y seguimiento de los proyectos, tales como Microsoft Project y una plataforma web (PWA) como sitio para centralizar y administrar todos los proyectos de la organización, además de estar articulada con la herramienta power B.I donde se encuentran los KPI (indicadores claves de desempeño).

 AVANCES DE LAS BUENAS PRACTICAS

En la actualidad, los lideres están utilizando las herramientas tecnológicas adquiridas para la gestión de los proyectos, reciben el acompañamiento desde la formulación y evaluación hasta el fin del ciclo de vida de cada proyecto. Las dificultades encontradas con los recursos frente a la metodología de las buenas prácticas requieren de un constante acompañamiento y capacitación para fortalecer las competencias que coadyuven al cumplimiento de los objetivos del plan de desarrollo organizacional.

Cordialmente,

EDWIN PATIÑO ZULUAGA

Director Ejecutivo de Proyectos